Организация и регулирование кадрового делопроизводства
Аннотация: Данная статья посвящена такому актуальному вопросу, как организация и регулирование кадрового делопроизводства. В статье системно рассмотрены общие вопросы организации кадрового делопроизводства - состав кадровой документации, примерный перечень документов по управлению персоналом в организации, нормы права, регламентирующие различные аспекты работы с кадровыми документами, а также общие требования к оформлению кадровой документации.
Ключевые слова: Кадровая служба, кадровое делопроизводство, унифицированные формы первичной учетной документации.
Organization and regulation of personnel records management
Abstract: This article is devoted to such an urgent issue as the organization and regulation of personnel records management. The article systematically examines the General questions of the organization of personnel records management - personnel documentation indicative list of documents on personnel management in the organization, the rules of law governing various aspects of work with personnel documents, and General requirements to registration of personnel documents.
Keywords: Personnel service, personnel records management, unified forms of primary accounting documentation.
Организация кадрового делопроизводства необходима для упорядочения работы с персоналом, обеспечения соблюдения требований трудового и налогового законодательства. В дополнение к предыдущему высказыванию следует отметить, что важность документов, оформленных кадровой службой, объясняется тем, что они имеют социальное значение для общества в целом (оформление пенсий, ветеранских льгот, пособий и пр.). [2, с. 102]
Трудовые правоотношения работодателя (государственной организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ).
Комплекс первичных учетных документов по личному составу унифицирован и приводится в альбоме унифицированных форм документов, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г N 1. Стоит отметить, что формы кадровых документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, в настоящее время не являются обязательными к применению. Однако многие организации считают их вполне удобными и продолжают использовать.
Также нормативно-правовую базу кадрового делопроизводства составляют Федеральный закон "О персональных данных" от 27.07.2006 N 152-ФЗ (последняя редакция от 31.12.2017 N 498-ФЗ), а так же многочисленные инструкции. Так, заполнение трудовых книжек регулируется Инструкцией по заполнению трудовых книжек. При составлении штатного расписания и должностных инструкций применяются общероссийские классификаторы профессий и Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих.
Еще более регламентирован этап обработки документов для архивного хранения. Помимо оперативного значения часть документов имеет научную, общественно-историческую ценность, определяемую по критериям, установленным архивными органами. Сохранность этой части документов особенно важна. После истечения срока их хранения в архиве учреждения многие из них передаются на хранение в архивы документов по личному составу. Лица, виновные в утрате или гибели кадровых документов, могут быть привлечены к уголовной ответственности. Готовя дела к сдаче в архив, надо хорошо знать и соблюдать требования, разработанные архивными учреждениями. [1, с. 132]
Как и всякое другое направление деятельности, работа кадровой службы обязательно документируется. Но в отличие от других направлений кадровая документация играет большую роль непосредственно в жизни конкретного человека. Именно поэтому к составлению и оформлению кадровой документации, организации работы с ней предъявляются повышенные требования и ведение кадровой документации, как и бухгалтерской, часто проверяется. Эту работу выполняют сотрудники государственной инспекции труда — государственные инспекторы труда, налоговой инспекции, наложение штрафов и судебные тяжбы с работниками. Таким образом, можно определить кадровый учет и делопроизводство как целый комплекс методов и процессов, связанных с учетом штатных и внештатных сотрудников компании, с документооборотом трудовой деятельности сотрудников, с расчетом и начислением заработной платы, с ротаций кадров, обучением и многим другим. Этот механизм обязательно присутствует в любой компании, независимо от организационно-правовой формы и штатной численности организации.[1, с. 242]
Итак деятельность по ведению кадрового делопроизводства включает в себя:
- Подготовку документов для приема на работу: разработку трудовых договоров, должностной инструкции, приказов, заполнение трудовых книжек, карточек Т-2 и пр.
- Составление локальных нормативных документов-положений, регламентов, инструкций в том числе: Положения об оплате труда, Правил внутреннего трудового распорядка, Положения о персонале, Положения о материальной ответственности работников, Положения о коммерческой тайне, Положения о персональных данных работника и пр.; организация делопроизводства в области разработки и составления локально-нормативных документов.
- Разработку и ведение кадровой документации: трудовых договоров, должностных инструкций, штатного расписания и пр.
- Разработка инструкций и правил по охране труда.
- Оформление увольнения работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
- Консультирование по трудовым вопросам при ликвидации или реорганизации компании.
Все процессы создания документов и виды работ с ними рассматриваются с учетом внедрения компьютерных технологий.
В ряду организационных документов, необходимых для регламентации деятельности кадровой службы, главную роль выполняет инструкция по делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами, правила, приема, процессы создания документов, порядок работы с ними. [2, с. 32]
Для решения кадровых вопросов в организации создается структурное подразделение — кадровая служба. Она называется по-разному: управление кадров, департамент, отдел кадров, служба персонала, кадровый центр и т.п.
Различные масштабы и задачи деятельности порождают организационное разнообразие кадровых служб.
В заключении, подводя итоги вышеизложенного отметим, что любая организация существует только тогда, когда есть работающие в ней люди. Открытие какой угодно фирмы, предприятия, учреждения, организации начинается с подбора работников и оформления документов. Поэтому наличие службы кадров или специально выделенного сотрудника, занимающегося оформлением документов, обязательно для организации не только любого масштаба, но и любой организационно-правовой формы.
Список литературы
- Андропова, И. Ю. Кадровое делопроизводство. Документация / И.Ю. Андропова, Н.Л. Андропова, Н.В. Макарова. - М.: Academia, 2016. - 779 c.
- Барихин, А. Б. Кадровое делопроизводство / А.Б. Барихин. - М.: Книжный мир, 2017. - 192 c.
- Рогожин, М. Ю. Кадровая служба предприятия / М.Ю. Рогожин. - М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2017. - 424 c.
- Скудутис, Марина Кадровое дело. От приема на работу до увольнения / Марина Скудутис. - М.: Питер, 2018. - 192 c.
- Сукиасян, Э. Р. Библиотечная профессия и кадровый менеджмент / Э.Р. Сукиасян. - М.: Профессия, 2018. - 432 c.
- Тихомирова, Л. Документы в кадровом делопроизводстве / Л. Тихомирова, Михаил Тихомиров. - М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2016. - 192.